Методики исследования

Методика социолого-эргономического исследования организации труда в машинописных подразделениях в НИИ (М. А. Дмитриева, Л. П. Лодгауз, М. Г. Петрова)

Среди вспомогательных подразделений, обслуживающих научно-исследовательские и административные отделы в НИИ, одним из наиболее ответственных участков являются машинописные бюро.

Для того чтобы работники машинописных подразделений качественно и в требуемые сроки могли бы обработать техническую документацию, труд их должен быть рационально организован. Это необходимо также и потому, что по своему характеру труд машинисток является далеко не легким. Ряд таких специфических особенностей, как чрезмерная загрузка зрительного анализатора, повышенные требования к вниманию, скорости и точности переработки информации, ограничение общей подвижности, вынужденная поза, выполнение однообразной работы, делает этот труд напряженным и утомительным. Трудности, связанные непосредственно с характером труда, могут дополнительно усиливаться за счет неблагоприятных условий труда или нерациональной организации трудового процесса.

Современные требования, предъявляемые к организации труда работников различных профессий, предусматривают комплексный подход, который учитывает все факторы - социально-экономические, психологические, физиологические, организационные, - что позволяет наиболее полно изучить особенности конкретного вида труда и рационально его организовать.

В настоящей статье предлагается методика комплексного социолого-эргономического исследования организации труда в машинописных подразделениях в НИИ. В соответствии с методикой изучению подлежат следующие вопросы:

1. Организация машинописных работ в целом на предприятии и конкретно в машинописных подразделениях.

2. Профессиональная квалификация работников машинописных подразделений.

3. Организация рабочих мест с учетом обеспечения требуемых санитарно-гигиенических условий.

4. Эффективность выполнения машинописных работ.

5. Эффективность использования систем стимулирования.

6. Отношение работников к труду.

7. Психологический климат.

Каждый из перечисленных вопросов представляет самостоятельную задачу исследования. Но только в комплексе они позволяют эффективно решить проблему совершенствования организации труда работников машинописных бюро.

Основная информация об организации труда в машинописных подразделениях собирается путем наблюдения, изучения служебной документации, результатов труда, а также использования приборных и инструментальных методов исследования (для изучения рабочей позы, рабочего места, движений, измерений уровней санитарно-гигиенических факторов). Кроме того, могут быть использованы антропометрические измерения, медико-физиологические обследования состояния здоровья работников, а также различные виды бесед, опросов (интервью и анкетирование).

Исследование целесообразнее проводить в несколько этапов. На первом этапе разрабатывается общая программа исследования, конкретизируются задачи и отбираются методы исследования. На этом же этапе проводится обобщение теоретического и предшествующего практического опыта (материалы литературных источников и предыдущих исследований) с целью разработки и составления требований, предъявляемых к организации исследуемого вида труда, в данном случае машинописного.

На втором этапе проводится сбор информации по конкретным факторам. Для сбора информации используются различные маршрутные карты, в которых отмечается состояние факторов. Собранный на этом этапе материал подготавливается для последующего его анализа.

На третьем этапе весь собранный материал обобщается и всесторонне анализируется. Дается оценка состояния каждого фактора и в целом оценивается существующая организация труда в машинописном подразделении. Если на предприятии имеется несколько машинописных подразделений, то проводится сравнительная оценка организации их труда.

На заключительном этапе на основании полученного материала разрабатываются научно обоснованные рекомендации и программа осуществления мероприятий по их внедрению.

Ответственным за социолого-эргономическое исследование назначается психолог, который определяет состав специалистов, исполнителей, их задачи в соответствии с программой исследования. Организация исследования осуществляется методической группой в составе психолога, социолога, физиолога, инженера-организатора. Методическая группа координирует работу по исследованию, оформляет результаты исследования и разрабатывает рекомендации.

В целом организации машинописных работ на предприятии предъявляются следующие требования:

1) упорядочение (определение) видов служебной документации, подлежащей печатанию в машинописных подразделениях;

2) централизация машинописных работ;

3) качественное и своевременное выполнение машинописных работ. К организации работ в машинописных подразделениях предъявляются следующие требования: выполнение заданного объема работ в требуемые сроки и высокого качества; организация всестороннего учета выполняемых работ; организация учета производительности труда (индивидуальной и коллективной).

Анализ организации машинописных работ непосредственно в машинописных подразделениях следует проводить по конкретным этапам: а) поступление работ в машинописное подразделение (порядок поступления, объем работ, равномерность); б) прием работ; в) распределение работ для печатания; г) исполнение работ; д) оформление и выдача работ заказчику; е) учет и оценка работ.

На каждом этапе изучаются характер, порядок и особенности выполнения основных и вспомогательных функций и операций. При этом выявляются конкретные требования, предъявляемые к организации трудового процесса на каждом этапе. Далее анализируется эффективность выполнения машинописных работ, определяемая по следующим показателям: поступающий объем работ; количество работающих машинисток; фактически выполняемый объем работ; индивидуальная производительность; наличие или отсутствие задержек в выполнении работ; качество выполняемых работ.

Анализируется не только эффективность выполненных работ, но и затраченные усилия со стороны работников, конкретным выражением которых являются утомляемость и заболеваемость. Эффективным будет считаться такой труд, при котором возможно достижение максимального результата при минимальных материальных затратах и оптимальных затратах со стороны человеческого организма.

При оценке эффективности выполнения работ необходимо сравнивать производственные показатели квалифицированных и неквалифицированных работников с тем, чтобы в дальнейшем рассмотреть способы достижения высоких показателей в одних случаях и причины снижения производственных показателей в других случаях.

Среди условий, обеспечивающих эффективное выполнение машинописных работ, важнейшим является квалификация работников. Анализ состояния квалификации работников проводится по показателям: уровень профессиональной подготовки (наличие специального образования и практический опыт работы по специальности); оценка производственных показателей; совершенствование квалификации в процессе работы (использование "слепого метода" и печатание с применением диктофона).

На эффективность труда работников влияют также рациональная организация рабочего места и санитарно-гигиенические условия. Общими требованиями, предъявляемыми к организации рабочего места, предусматривается организация (проектирование) рабочей мебели (стул, стол) с учетом характера труда, антропометрических и психофизиологических особенностей работников. Правильно спроектированное рабочее место способствует поддержанию рациональной организации труда на рабочем месте, экономит время, облегчает выполнение рабочих операций, способствует поддержанию высокой работоспособности.

Конкретные требования, предъявляемые к рабочему месту руководителя машинописного бюро и машинисток, сводятся к обеспечению достаточной площади стола с учетом удобного расположения рабочих материалов и средств оборудования (машинки, диктофона и другого конторского оборудования); соблюдению оптимального соотношения рабочей мебели (стул" стол) по высоте; использованию конструкции стула с регулируемой высотой сидения и регулируемым положением спинки; обеспечению опор для спины, локтей, ног с целью создания устойчивого положения корпуса; изолированному расположению рабочих мест руководителя и исполнителей.

При выборе высоты рабочего стола для машинистки за основу берется высота расположения пишущей машинки. Рациональной является высота, которая обеспечивает при положении сидя физиологически правильное положение рук (под углом 90°), при этом вся поверхность стола вместе с клавиатурой машинки должна образовывать единую плоскость.

Требование к совмещению рабочих плоскостей (поверхности стола и клавиатуры машинки) исходит из особенностей функционирования зрительного аппарата и, в частности, работы глазодвигательных мышц. Если рабочие объекты располагаются в разных горизонтальных плоскостях и на различном расстоянии до глаз, это затрудняет процесс аккомодации и приводит к зрительному утомлению.

При проектировании рабочего места для руководителя машинописного подразделения необходимо учитывать, что, кроме выполнения основных операций по приему документации, руководителю приходится выполнять некоторые операции, связанные с печатанием. Поэтому машинка должна быть помещена настолько близко, чтобы руководителю не приходилось вставать со стула. Примером рационального рабочего места в этом случае будет являться угловое расположение стола и пишущей машинки с применением стула с регулируемой высотой сидения и поворотным устройством.

Основные требования, предъявляемые к санитарно-гигиеническим условиям, сводятся к выбору рационального помещения с точки зрения оптимальных размеров площади, рационального естественного и искусственного освещения в соответствии с санитарными нормами (СН-245-63 г.), а также с учетом правильной географической ориентации помещения и требований, предъявляемых к звукоизоляции машинописных бюро.

Требования, предъявляемые к системе стимулирования, предусматривают: определенность показателей, учитываемых при стимулировании; однозначность понимания механизма применяемых способов стимулирования; учет экономических и психологических последствий при использовании тех или иных способов стимулирования; учет индивидуальных особенностей и на основе этого использование индивидуального подхода при применении мер поощрения и наказания; гласность и наглядность стимулирования; рациональное сочетание использования методов материального и морального стимулирования; соответствие форм стимулирования индивидуальности работника и результатам его труда. При анализе использования систем стимулирования учитываются виды использования материального и морального стимулирования и эффективность используемых видов и форм стимулирования.

Состояние психологического климата в каждом из обследуемых машинописных подразделений оценивалось но следующим показателям:

1) наличие в коллективе отрицательных психических проявлений;

2) виды психических отрицательных проявлений (отрицательные эмоции, проявления недовольства, наличие неудовлетворенности, недоброжелательные взаимоотношения, споры, состояние напряженности, конфликты);

3) причины возникновения отрицательных психических проявлений;

4) характер и особенности отрицательных психических проявлений (интенсивность, или степень выраженности, эмоциональная окраска, частота возникновения, степень распространенности в коллективе, длительность);

5) способы разрешения конфликтов и устранения отрицательных психических проявлений.

Сравнительный анализ результатов исследования позволяет оценить уровень организации труда в машинописном подразделении и наметить конкретные мероприятия по ее совершенствованию.

Вышеизложенная методика была апробирована при исследовании организации труда в машинописных подразделениях в одном из НИИ. Исследование, предусмотренное комплексным планом социального развития коллектива на 1971-1975. гг., проводилось в течение 1971 г. психологами предприятия с привлечением работников специализированных служб.

В результате анализа состояния организации труда в исследуемых машинописных подразделениях было отмечено, что в целом организация труда удовлетворительна и отвечает современным требованиям. В качестве положительных моментов отмечалось то, что помещения машинописных бюро оборудованы в соответствии с требованиями эстетики и требованиями, предъявляемыми к звукоизоляции подобного типа помещений.

Далее было отмечено, что все рабочие места машинисток оборудованы новой мебелью и современными средствами механизации (электрифицированными машинками, пюпитрами и диктофонами). Использование диктофонной техники несколько усложнило труд машинисток, но сделало его более привлекательным и содержательным. В связи с использованием диктофонов повысился уровень заработной платы машинисток. Все эти мероприятия по улучшению организации труда в машинописных подразделениях, а также проведение настоящего исследования свидетельствуют о постоянном внимании со стороны администрации к их работе.

Однако наряду с существующими положительными моментами в организации труда в одном из обследуемых машинописных подразделений отмечались и недостатки, такие как отсутствие учета индивидуальной производительности, что привело к нарушению взаимоотношений между отдельными сотрудниками ввиду неясного представления о доле участия каждого работника в коллективном труде. Кроме того, в этом же машинописном подразделении были отмечены некоторые недостатки в состоянии санитарно-гигиенических условий труда, объясняющиеся в основном особенностями рабочего помещения. Нерациональное расположение рабочих мест осложняло работу руководителя и машинисток. Шум машинок создавал затрудненные условия общения руководителя с заказчиками, а постоянные громкие разговоры в свою очередь отвлекали внимание машинисток.

Общими трудностями, осложняющими работу всех машинописных подразделений, являлись неравномерная загрузка работой; некачественное оформление сдаваемой в печать документации; функциональная и территориальная разобщенность машинописных подразделений (децентрализация).

Неравномерность сказывается непосредственно на работе машинисток, так как при этом нарушается ритм работы, что отрицательно влияет на совершенствование трудового навыка. Кроме того, как чрезмерно большая, так и недостаточная нагрузка ухудшает психическое состояние работников, вызывая в одном случае повышенное беспокойство и состояние напряженности, а в другом - падение интереса к работе, снижение трудовой активности. Равномерность загрузки машинописного бюро во многом зависит от организации работ в научно-исследовательских отделах.

Функциональная и территориальная разобщенность машинописных подразделений осложняла в целом организацию машинописных работ и снижала эффективность производственной деятельности этих подразделений. Функциональная разобщенность проявлялась в узкой специализации подразделений по характеру обрабатываемой документации. Между тем труд машинисток но своему характеру является механическим, однообразным, малосодержательным, и поэтому чрезмерное дробление трудового процесса нежелательно. Более рациональной является централизованная организация по административному, функциональному и территориальному признаку с использованием широкой специализации, что было предложено в качестве рекомендаций.

Основными преимуществами централизации являются: возможность равномерного распределения работы и равномерной нагрузки машинисток; повышение производительности труда благодаря духу соревнования, возникающему при коллективной работе; обеспечение взаимозаменяемости работников; обеспечение разнообразия работ за счет различия в характере печатаемых материалов; централизация ухода за всеми пишущими машинками и другими средствами механизации и централизация ответственности за них.

На основании результатов исследования были разработаны рекомендации, направленные на совершенствование организации труда в машинописных подразделениях и в целом на улучшение организации машинописных работ на предприятии. Часть рекомендаций была реализована в ходе исследования, остальные намечены к реализации.

В заключение следует отметить, что предложенный комплексный подход при изучении организации труда может быть использован при анализе организации труда в других подразделениях с учетом их специфики.